Code of conduct

Kundorienterade. Familjeorienterade. Innovativa. Framgångsorienterade. 

Det här är de ledord och värderingar som LAPP Group bygger på, och det är de som har gjort oss starka som företag. Som familjeföretag vet vi att det bara är genom gemensamma ansträngningar – genom lagarbete såväl inom företaget som tillsammans med våra affärspartners – som vi kan nå framgång.

Den framgången bygger på våra kärnvärderingar. Om vi handlar i enlighet med dessa värderingar varje dag och behandlar varandra och våra affärspartners rättvist och med respekt, kan vi försvara LAPP Groups position som ledande tillverkare av systemlösningar inom kabel- och anslutningsteknik.

Det är varje medarbetares uppgift och ansvar att leva upp till detta värderingsbaserade synsätt. Och våra chefer har en särskild skyldighet att agera som förebilder i det avseendet. I denna Code of Conduct försöker vi beskriva mer i detalj vad våra värderingar innebär för vårt dagliga arbete. Därför vill vi nu understryka att styrelsen inte tolererar några som helst former av mutor, korruption, diskriminering eller något annat som strider mot våra grundläggande värderingar. Vi kommer därför att vidta stänga åtgärder vid eventuella överträdelser.

Styrelsen för LAPP Holding AG

Inledning

Hundraprocentig efterlevnad av samtliga lagkrav är högsta prioritet för vårt företag, och det är också en av våra kärnvärderingar. Implementering och efterlevnad av reglerna slås fast i många interna riktlinjer och direktiv.

De viktigaste delarna sammanfattas i denna Code of Conduct för att det ska vara lättare att uppfylla kraven för alla medarbetare. Code of Conduct gäller för LAPP Groups samtliga anställda över hela världen. Men LAPP förväntar sig också att alla andra som arbetar för företaget (till exempel praktikanter och konsulter) uppträder i enlighet med denna Code of Conduct.

Reglerna i Code of Conduct gäller direkt i relationen mellan respektive företag i LAPP-koncernen och dess medarbetare, men de fungerar dessutom som en målsättning för samarbetet med våra leverantörer och samarbetspartners. Code of Conduct innebär inte att det skapas några som helst rättigheter till förmån för tredje part.

1. Följ lagen

Alla handlingar, åtgärder, avtal och andra affärsuppgörelser som vidtas och ingås av LAPP Group sker inom lagens råmärken. Vi stöder principen om att endast agera inom lagens ramar, oavsett om det är till LAPP Groups fördel eller ej.

Alla våra medarbetare är personligen ansvariga för att följa lagen inom sitt område. Det är förbjudet att försöka förmå tredje part att bryta mot lagen eller att medvetet bidra till sådana olagliga handlingar. Lagbrott står i strid med bolagets intressen och kan leda till åtal, skador och förlorade affärsmöjligheter.

2. Kontakter med varandra och anställningsprinciper

LAPP-koncernen erkänner sitt sociala ansvar som globalt verksamt företag. Följande principer tillämpas utifrån en värdeorienterad ledarstil och med hänsyn till internationellt erkända mänskliga rättigheter, den internationella arbetsorganisationen ILO:s grundläggande principer och gällande lag samt kulturella aspekter i olika länder och på olika platser:

a. Uppträdande mot varandra

Vår ledarkultur kännetecknas av uppskattning och förtroende. Vi respekterar och skyddar varje människas personliga värde. Diskriminering, trakasserier och nedsättande omdömen kommer inte att tolereras på någon av LAPP Groups arbetsplatser. I synnerhet kommer ingen som helst former av diskriminering på grund av etniska eller kulturella särdrag, funktionshinder, kön, religion, ålder eller sexuell läggning att tolereras. Alla våra medarbetare har rätt att bli behandlade rättvist, hövligt och med respekt. Vi erkänner också varje anställds rätt att ansluta sig till fackföreningar och andra arbetstagarföreningar på demokratisk basis inom rättsliga ramar.

b. Barnarbete och tvångsarbete

Barnarbete och tvångsarbete tolereras inte och kommer att motarbetas utan undantag, även om det gäller våra samarbetspartners. Om barnarbete eller tvångsarbete upptäcks i direkt eller indirekt förbindelse med företaget – till exempel hos en leverantör – måste det utan dröjsmål anmälas så att relevanta åtgärder kan vidtas.

c. Meriter och ersättning

Inom LAPP Group intervjuas, anställs och befordras alltid medarbetare utifrån meriter, kompetens och personlighet. Företaget stödjer målmedveten, kontinuerlig och behovsbaserad utbildning av medarbetarna i syfte att underlätta höga prestanda och hög kvalitet i arbetet.

Rätten till skälig ersättning erkänns för samtliga anställda. Löner och andra förmåner ligger minst i linje med relevanta nationella lagar och lokala bestämmelser eller på nivå med nationella industrisektorer och regioner.

3. Undvik intressekonflikter

Företagets intressen och privata intressen ska alltid hållas strikt åtskilda. En intressekonflikt kan uppstå om den anställde beslutar om åtgärder eller har personliga intressen som skulle kunna komma i konflikt med dess arbete för LAPP Group. I detta fall kan skada endast förhindras genom öppen kommunikation och full transparens. Om det finns osäkerhet om huruvida en viss situation kan skapa en intressekonflikt, bör detta diskuteras med medarbetarens närmaste chef.

a. Bisysslor

Bisysslor är endast tillåtna efter skriftligt medgivande från företaget. Tillstånd ska ges om det inte finns någon risk för negativa effekter på arbetet.

Medarbetare kommer endast att tillåtas investera i eller ha bisysslor för konkurrerande företag, leverantörer eller kunder om de har inhämtat skriftligt godkännande från respektive lokalt dotterbolag. Beslut kommer att fattas från fall till fall.

b. Affärsrelationer

Medarbetare får endast ingå affärsuppgörelser med företag i vilka de, deras make/maka/partner eller en nära familjemedlem har ett engagemang eller arbetar i ledande ställning i efter att de har inhämtat skriftligt medgivande av respektive lokalt dotterbolag, om medarbetaren kan påverka affärsrelationen och en intressekonflikt kan uppstå.

c. Anlitande av affärspartner för privata ändamål

Medarbetare får endast anlita en samarbetspartner till LAPP Group för privata ändamål efter skriftligt medgivande av respektive lokalt dotterbolag om deras arbete innebär att de är direkt inblandade i beslut om eller betalning av ordrar och det därför finns risk för intressekonflikt. Denna bestämmelse skall inte tillämpas på varor och tjänster som är allmänt tillgängliga.

Rådfråga alltid din närmaste chef i händelse av intressekonflikt.

4. Hantering av information

Information och informationshantering är viktiga delar av ett företags verksamhet och avgörande för verksamhetens framgång. När du hanterar information bör du vara särskilt uppmärksam på vilken grad av sekretess och dataskydd uppgifterna kräver.

a. Rapportering

Alla våra bokföringsuppgifter, rapporter och bokslut måste vara exakta och sanningsenliga. Allmänt accepterade redovisningsprinciper måste respekteras. Detaljuppgifter, filer med mera, för vilka konfidentiell företagsinformation används, får endast skapas om detta direkt tjänar LAPP Groups intressen och alla dataskyddsnormer iakttas.

b. Sekretess

Konfidentiella uppgifter som tillhör företaget måste hållas hemliga.

c. Dataskydd och informationssäkerhet

Ansvaret för dataskyddet kan inte delegeras, och det slutliga ansvaret faller på den relevanta ledningsgruppen. Vårt fokus här ligger särskilt på att följa principerna om laglighet, ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering och öppenhet. Vi strävar efter att behandla uppgifterna korrekt och i god tro, och vi försöker minimera lagringstiderna samtidigt som vi säkerställer uppgifternas integritet och sekretess. Vi tar ansvar för att dessa bestämmelser följs, för att de berörda personernas rättigheter skyddas och för att alla andra bestämmelser i motsvarande dataskyddslagstiftning efterlevs.

Vid utveckling och bearbetning av alla former av (IT-stödda) affärsprocesser måste rätten till privatliv och sekretess skyddas och informationssäkerhet garanteras. Detta sker på grundval av och i enlighet med tillämpliga lagstadgade krav rörande dataskydd, datasäkerhet och IT-säkerhet.

Om personuppgifter (avseende kunder, leverantörer, medarbetare eller andra berörda personer) samlas in, behandlas och/eller överförs i förbindelse med affärsprocesser, kommer LAPP Group att följa europeiska dataskyddsregler inom EU (Europeiska Unionen) och EES (Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet).

5. Uppträdande mot affärspartners och tredje part

Vid arbete med affärspartners (kunder, leverantörer, tjänsteleverantörer med mera) och statliga tjänstemän måste det dras en tydlig linje mellan vad som ingår i affärsrelationen och vad som är privata intressen. Affärsrelationer med våra samarbetspartners omfattas av etiska regler.

LAPP Group följer reglerna om rättvis konkurrens och stöder alla ansträngningar för att upprätthålla en fri marknad och öppen konkurrens, både nationellt och internationellt. LAPP Group kommer därför inte att försöka vinna kontrakt som endast kan fås om vi bryter mot lagen.

a. Avtal, karteller och konkurrensbegränsningar

Alla medarbetare har en skyldighet att följa reglerna om rättvis konkurrens enligt gällande lag. Det är framför allt inte tillåtet att dela upp försäljningsområden eller kunder med en konkurrent, och det får heller inte förekomma avtal eller informationsutbyte med konkurrenter om priser/priskomponenter, leverantörsrelationer och vilka villkor som styr dem samt produktionskapacitet och budgivningsstrategier. Samma sak gäller informationsutbyte om marknads- och investeringsstrategier.

Detta förbud gäller inte bara skriftliga avtal utan även muntliga överenskommelser och hemligt samförstånd (medvetet parallellt beteende).

b. Val av affärspartners

Avtal med kunder samt varu- och tjänsteleverantörer skall ingås enbart i företagets intresse. Alla medarbetare måste följa bolagets regler om internkontroll (till exempel ”fyra ögon-principen”). Leverantörer måste väljas enbart på konkurrensbaserade meriter i en jämförelse av pris, kvalitet, prestanda och lämplighet för de produkter eller tjänster som erbjuds. Dessutom förväntar vi oss också att våra affärspartners följer principerna i detta regelverk.

c. Mutor, korruption och andra otillbörliga förmåner

LAPP Group tolererar inte några som helst former av mutor, korruption eller andra otillbörliga förmåner. Varje försök av leverantörer eller kunder att utöva otillåten påverkan på de beslut som fattas av LAPP Groups medarbetare måste rapporteras till ansvarig chef.

En ytterst restriktiv hållning måste intas i relation till utbyte av gåvor och inbjudningar till och från affärspartners. Den ekonomiska omfattningen av dessa gåvor eller förmåner måste bedömas på grundval av tanken att det inte borde vara nödvändigt för mottagaren att dölja favören, och de bör inte göra att mottagaren känner tacksamhetsskuld. Om det uppstår tveksamheter bör godkännande inhämtas från relevant överordnad.

Inbjudningar från samarbetspartners till evenemang av allmän social karaktär (till exempel idrotts- eller kulturevenemang) är tillåtna om de ligger i linje med normal affärspraxis, inte har ett orimligt högt värde och även står i rimligt förhållande till de berörda personernas normala levnadsstandard. Om det råder tveksamhet om lämpligheten av gåvor, donationer eller inbjudningar, bör medarbetarens närmaste chef, eller den avdelningen som ansvarar för efterlevnad av dessa affärsetiska regler, rådfrågas i förväg.

d. Donationer och sponsring

Företagen i LAPP Group överlämnar pengadonationer och naturadonationer inom områdena utbildning, vetenskap, kultur och sociala frågor. När LAPP Group överlämnar donationer vinnlägger sig företaget om att donationerna är transparenta, det vill säga att deras användning och mottagare är tydligt spårbara. Donationer till enskilda personer och betalningar till privata konton är inte tillåtna.

LAPP Groups målsättning vid sponsringsaktiviteter är att ta ett socialt ansvar och främja företagets varumärke och image. Sponsring är därför transaktioner som innebär ett utbyte av förmåner. Därför bör det alltid läggas energi på att säkerställa att de förmåner som lämnas och tas emot alltid står i proportion till varandra. Både donationer och sponsringsaktiviteter måste godkännas av den lokala ledningsgruppen.

e. Offentligt uppträdande

Varje medarbetare inom LAPP Group är en representant för vårt företag, och den anställdes beteende återspeglas direkt eller indirekt på LAPP Group. Medarbetare måste därför avstå från allt beteende som bryter mot gällande lag eller kan ha en negativ inverkan på vår image för våra kunder, andra medarbetare eller allmänheten. Det gäller i synnerhet kommunikation i sociala nätverk och på internet.

Alla medarbetare måste ta vederbörlig hänsyn till LAPP Groups rykte när de utför sina arbetsuppgifter.

6. Kvalitet, arbetsmiljö, miljöskydd och hållbarhet            

”Framgång genom kvalitet” är en av de vägledande principerna i vår affärsstrategi. Förutom att uppfylla lagens krav anstränger vi oss aktivt för att ständigt öka våra insatser på miljöskyddets och arbetsmiljöns områden.

a. Kvalitet

För att uppfylla de höga krav på kvalitet och säkerhet som våra kunder förväntar sig av oss gör vi kontinuerligt nödvändiga förbättringar från en konsekvent, noggrann och långsiktig utgångspunkt. Om reklamationer uppstår trots våra ansträngningar vidtar vi åtgärder för att eliminera dem i enlighet med lagstadgade bestämmelser och avtalsvillkor och med en tydlig prioritering kring att förebygga skador och dödsfall.

b. Arbetsmiljö

Det är alla medarbetares skyldighet att undvika faror för människor och miljö och att hushålla med våra resurser. Processer, anläggningar och driftsmaterial måste uppfylla gällande lagstadgade och interna krav på arbetsmiljö, liksom bestämmelser om hälsoskydd, miljöskydd och brandskydd. Hälsa, arbetsmiljö och trygga arbetsvillkor är en viktig del av företagets principer. Användningen av ämnen som är skadliga för hälsan i våra produkter och produktionsanläggningar ska undvikas.

c. Miljöskydd och hållbarhet

Vi följer gällande miljöbestämmelser och försöka hålla vår påverkan på miljön på en så låg nivå som möjligt. Vi strävar även efter att sköta våra affärer på ett sätt som är långsiktigt hållbart och miljövänligt och att hushålla på ett ansvarsfullt sätt med alla naturresurser. Vi undviker också användning av råvaror från konfliktområden (konfliktmineraler). Vi strävar efter att minska vår negativa påverkan på miljön till ett tekniskt och organisatoriskt minimum. Vi lägger också stor vikt vid att våra leverantörer, underleverantörer och tredje part uppfyller relevant miljölagstiftning när de arbetar för oss.

7. Efterlevnad av reglerna som en ledningsuppgift, rapportering av oegentligheter och uppföljning

Denna Code of Conduct är en central del av de LAPP-värderingar som vi arbetar efter. Det är viktigt att dessa värderingar respekteras på samma sätt i hela koncernen – varje anställd ansvarar för detta.

a. Efterlevnad av reglerna som en ledningsuppgift

Alla LAPP Groups chefer måste se till att denna Code of Conduct följs inom deras ansvarsområde. De måste säkerställa att inga överträdelser av Code of Conduct, eller av några lagstadgade regler, sker inom deras ansvarsområde om detta hade kunnat förebyggas eller förhindras genom lämplig tillsyn. Cheferna är också skyldiga att informera medarbetarna om denna Code of Conduct och dess innehåll och se till att de bekantar sig med den. De måste också klargöra att vi tar avstånd från alla former av lagbrott och att överträdelser får disciplinära konsekvenser, oavsett medarbetarens position i företagets hierarki. Cheferna måste alltid handla som förebilder i detta avseende, och de måste även agera i enlighet med principerna om acceptans, uppskattning och förtroende.

b. Rapportering av oegentligheter

Alla medarbetare har rätt att uppmärksamma sin chef på situationer där det förekommer överträdelser av denna Code of Conduct. Detta kan även göras anonymt. Sådana rapporter undersöks noggrant och korrigerande åtgärder vidtas vid behov.

c. Uppföljning

Varje företag i LAPP-koncernen ansvarar för att reglerna i denna Code of Conduct samt alla andra interna föreskrifter inom dess ansvarsområde är uppfyllda. Avdelningen för internrevision har en oinskränkt rätt att erhålla information och genomföra revisioner, såvida inte lagar och regler motsätter sig detta. När avdelningen för internrevision utför sina revisioner riktar de sin uppmärksamhet på efterlevnad av Code of Conduct och inkluderar dess regler i sina testkriterier.

Respekt för Code of Conduct är ett absolut krav för alla anställda.